受注処理の大まかな流れ/チャート

①受注内容を確認
②Smileで受注内容を入力
③コンテキサーで在庫確認
④在庫状況をもとに納期判定
⑤Smileに納期入力
⑥納期回答

※チャートの見方※

各処理の詳細

１.受注内容を確認

トラスコの場合→ポラリオで確認 手順はこちら
その他の会社の場合→届いたFAXで確認　手順はこちら

［トラスコの場合］

①ポラリオにログイン※ID/PW一覧のリンク

②「注文 受付・回答」を押下

③「未受付」を押下

④回答する行を選択

⑤受注内容を確認

［FAXの場合］
注文元、納入先、摘要/備考/注意書きは必ず確認しておく
※あくまで例なのでフォーマット/レイアウトは会社によって変わる

２.Smileで受注内容入力

①Smileを起動、ログイン (ポラリオを起動している場合は画面は保持したままにする) ※ID/PW一覧のリンク

②「受注処理」を押下

③ポラリオ/FAXで確認した受注内容をもとに各項目を入力

※tabでカーソルを次の項目へ移動、Shift + tabで前の項目へ移動
下記の項目のみ手動で入力必須。その他の項目については変更の必要がない or 自動入力
　得意先・納品先・見積連番・納期(後ほど入力)・倉庫・オーダーNo.

得意先：
　①左側のテキストボックス選択
　②F3キー押下で得意先検索画面を表示
　③検索のテキストボックスに半角カナで入力してEnter押下(Enter押下後自動で検索される)
　④入力したい得意先が表示されたら行をダブルクリックで入力完了
　※ポラリオの場合→ポラリオの「注文元」に記載されている「〇〇支店」が得意先
　　FAXの場合→注文元(発注書を発行している会社)が得意先となる。(大抵右上に記載されている)
　※トラスコの場合は「トラ」+地名で検索をする。例)名古屋支店→トラナゴ

納品先：
　①左側のテキストボックス選択
　②F3キー押下で納品先検索画面を表示
　③検索のテキストボックスに半角カナで入力してEnter押下(Enter押下後自動で検索される)
　④入力したい得意先が表示されたら行をダブルクリックで入力完了
　※ポラリオの場合→ポラリオの「納入先」に記載されている会社が納品先
　　FAXの場合→「直送先」「納品先」等々で記載されている場所が納品先
　※スマイルで選択した納品先マスタとポラリオ/FAX注文書の納品先名/電話番号/住所に差異がないか照合。差異がある場合やそもそもマスタの登録が無い場合はマスタ修正/登録が必要なのでこちらを参照

納期：
　※コンテキサーで在庫確認後入力するため一旦入力無し

倉庫：
　①F3キー押下で倉庫検索画面を表示
　②発送する倉庫をダブルクリックして入力(基本は000004:福島油圧製造部を選択)

オーダーNo.：
　ポラリオ/FAX注文書の「注文番号」を入力

【入力済みの画面例】

3.コンテキサーで在庫確認 & 4.在庫状況をもとに納期判定

①コンテキサーを起動、ログイン(ポラリオ・Smileの画面は保持したまま)
※ID/PW一覧のリンク

②「【油圧】営業向け在庫確認」を押下

③「製品一覧」「有効在庫＠○○」シートを開き、在庫数・LT(リードタイム)を確認。(型式・図番を指定して検索すると見やすい)

※納期判定の目安※
「製品一覧」シートを開き、部品なのか製品なのかを判別してから下記の表を参考に納期を判定する。
【製品の場合】

【部品の場合】

5.Smileに納期入力

①Smileの画面に戻り下記の項目を入力 ※手動で入力必須の項目のみ記載

納期：
　出荷する日付をカレンダーから入力する
①納期のテキストボックスにカーソルを合わせて、右クリック。表示されたメニューの中から「カレンダー」を選択。

②表示されたカレンダーで納期を選択する。

③入力された納期が想定通りかどうか確認。

工場へのコメント：
　工場への特別なメッセージがあれば入力(入力した内容は出荷指示書の上部に表示される)
納品先担当者：
　ポラリオ/FAX発注書の「納入先」に宛名が記載されている場合は入力する
品目コード：
　①F3キー押下で品目検索画面を表示
　②検索のテキストボックスに品番を入力して検索(Enter押下後自動で検索される)
　③入力したい品番が表示されたら行をダブルクリックで入力完了

④入力された行の「型式/図番」項目をチェックし、正しい型式や図番が入力されているかチェック
　※イージーオーダーなど、都度型式/図番等の修正が必要な品目があるため
間違っている場合は手動で修正を行う。

数量：
　納品する数量を入力
摘要：
　①上部のテキストボックスに「3」を入力
　②下部のテキストボックスにポラリオの注文書番号を入力(Smileで入力した「オーダーNo.」と同一)
　※摘要は最初の行のみ入力

　上記の作業を品目の種類分だけ行う

②すべての行の入力が完了したら次の行に移動し、カーソルが「区分」になっているところでF9キーを2回押下すると「実行」ボタンにカーソルが移動する。

【入力済の画面例】

③ポラリオの単価/合計額と照合し、問題なければ実行ボタン押下

④受注明細出力 ※コンテキサーに受注内容を即反映させたい場合のみ下記の対応を行う。

①SMILEメニューから「受注明細出力」ボタンをクリック

②納期の範囲が「当日の日付」「以降」になっていることを確認したうえで「実行」ボタンをクリック
③「はい」ボタンをクリック

③「OK」ボタンをクリック

【補足】
コンテキサーはSmileからのデータ取り込みを2時間に1回自動で行っているので、基本的には5-④の作業は不要。ただ、すぐにコンテキサーにデータを反映させたいときは、手動で5-④の作業を行う必要がある。

6.納期回答

ポラリオの場合こちらを参照
FAXの場合こちらを参照

［ポラリオの場合］

①ポラリオの画面に戻り、「回答入力」を押下

②下記の項目を入力し、「回答提出」押下

出荷場所：
　Smileで入力した「倉庫」の場所を書く。(基本的には「福島県」)
回答納期：
　Smileで入力した「納期」の日付を書く。
コメント：
　Smileの受注No.(社内の受注No.)を入力。
　テンプレート「今野受注○○○○○○」
　※数字は全角。コメントは最初の行にだけ入力する。

【入力済の画面例】

［FAXの場合］
①FAXで送付する発注書の準備をする。

発注書に下記のように書き込む
　①受注No.：
　　Smileの受注No.(社内の受注No.)を記入。「今野受注○○○○○○」の形式
　②宛名：
　　「御中」「様」の記載があれば2重線で消す
　③FAX番号：
　　TEL番号と間違えないよう、FAX番号に印を付けておく
　④注文元の担当者名：
　　注文元の発注担当者の名前に「様」をつける
　⑤金額：
　　Smileの合計金額と照合し問題なければチェックを入れる。
　⑥発送日・担当者印鑑：
　　発送日を記載する印鑑・受注処理担当者の印鑑を押印する。

②複合機からFAXで送付する(宛先/番号間違いに注意)

以上で終了です。

１.受注内容を確認

トラスコの場合→ポラリオから受注内容を確認　手順はこちら
その他の会社の場合→届いたFAXの内容を確認　手順はこちら

［トラスコの場合］

①下記の情報を入力しポラリオにログイン

ID/PW一覧のリンク

②「注文 受付・回答」を押下

③「未受付」を押下

④回答する行を選択

⑤受注内容を確認

［FAXの場合］

注文元、納入先、摘要/備考/注意書きは必ず確認しておく
※あくまで例なのでフォーマット/レイアウトは会社によって変わる

２.Smileで受注内容入力

①Smileを起動、ログイン
(ポラリオを起動している場合は画面は保持したままにする)

ID/PW一覧のリンク

②「受注処理」を押下

③ポラリオ/FAXで確認した受注内容をもとに各項目を入力

※tabでカーソルを次の項目へ移動、Shift + tabで前の項目へ移動

　下記の項目のみ手動で入力必須。その他の項目については変更の必要がない or 自動入力
　得意先・納品先・見積連番・納期(後ほど入力)・倉庫・オーダーNo.

見積連番：
　ポラリオ受注内容画面/FAX注文書に見積連番が記載されていれば入力するのが良い。(入力作業簡略化のため)
　※見積連番を入力すると、得意先・担当者・品目・数量が自動入力される。自動入力された内容と注文書との照合は必ず行い(特に品目と数量)、差異があれば注文書を正として修正する。

得意先：
　①左側のテキストボックス選択
　②F3キー押下で得意先検索画面を表示
　③検索のテキストボックスに半角カナで入力してEnter押下(Enter押下後自動で検索される)
　④入力したい得意先が表示されたら行をダブルクリックで入力完了
　※ポラリオの場合→ポラリオの「注文元」に記載されている「〇〇支店」が得意先
　　FAXの場合→注文元(発注書を発行している会社)が得意先となる。(大抵右上に記載されている)
　※トラスコの場合は「トラ」+地名で検索をする。例)名古屋支店→トラナゴ

納品先：
　①左側のテキストボックス選択
　②F3キー押下で納品先検索画面を表示
　③検索のテキストボックスに半角カナで入力してEnter押下(Enter押下後自動で検索される)
　④入力したい得意先が表示されたら行をダブルクリックで入力完了
　※ポラリオの場合→ポラリオの「納入先」に記載されている会社が納品先
　　FAXの場合→「直送先」「納品先」等々で記載されている場所が納品先
　※スマイルで選択した納品先マスタとポラリオ/FAX注文書の納品先名/電話番号/住所に差異がないか照合。差異がある場合やそもそもマスタの登録が無い場合はマスタ修正/登録が必要なのでこちらを参照

納期：
　※コンテキサーで在庫確認後入力するため一旦入力無し
倉庫：
　①F3キー押下で倉庫検索画面を表示
　②発送する倉庫をダブルクリックして入力(基本は000004:福島油圧製造部を選択)
オーダーNo.：
　ポラリオ/FAX注文書の「注文番号」を入力

【入力済みの画面例】

3.コンテキサーで在庫確認 & 4.在庫状況をもとに納期判定

①コンテキサーを起動、ログイン(ポラリオ・Smileの画面は保持したまま)

ID/PW一覧のリンク

②「【油圧】営業向け在庫確認」を押下

③「製品一覧」「有効在庫＠○○」シートを開き、在庫数・LT(リードタイム)を確認。(型式・図番を指定して検索すると見やすい)

※納期判定の目安※
「製品一覧」シートを開き、部品なのか製品なのかを判別してから下記の表を参考に納期を判定する。
【製品の場合】

【部品の場合】

5.Smileに納期入力

①Smileの画面に戻り下記の項目を入力 ※手動で入力必須の項目のみ記載

納期：
　出荷する日付をカレンダーから入力する

　①納期のテキストボックスにカーソルを合わせて、右クリック。表示されたメニューの中から「カレンダー」を選択。

　②表示されたカレンダーで納期を選択する。

　③入力された納期が想定通りかどうか確認

工場へのコメント：
　工場への特別なメッセージがあれば入力(入力した内容は出荷指示書の上部に表示される)
納品先担当者：
　ポラリオ/FAX発注書の「納入先」に宛名が記載されている場合は入力する
品目コード：
　①F3キー押下で品目検索画面を表示
　②検索のテキストボックスに品番を入力して検索(Enter押下後自動で検索される)
　③入力したい品番が表示されたら行をダブルクリックで入力完了

　④入力された行の「型式/図番」項目をチェックし、正しい型式や図番が入力されているかチェック
　※イージーオーダーなど、都度型式/図番等の修正が必要な品目があるため

　間違っている場合は手動で修正を行う。

数量：
　納品する数量を入力
摘要：
　①上部のテキストボックスに「3」を入力
　②下部のテキストボックスにポラリオの注文書番号を入力(Smileで入力した「オーダーNo.」と同一)
　※摘要は最初の行のみ入力

　上記の作業を品目の種類分だけ行う

②すべての行の入力が完了したら次の行に移動し、カーソルが「区分」になっているところでF9キーを2回押下すると「実行」ボタンにカーソルが移動する。

【入力済の画面例】

③ポラリオの単価/合計額と照合し、問題なければ実行ボタン押下

④受注明細出力 ※コンテキサーに受注内容を即反映させたい場合のみ下記の対応を行う。

　①SMILEメニューから「受注明細出力」ボタンをクリック

　②納期の範囲が「当日の日付」「以降」になっていることを確認したうえで「実行」ボタンをクリック

　③「はい」ボタンをクリック

　③「OK」ボタンをクリック

【補足】

コンテキサーはSmileからのデータ取り込みを2時間に1回自動で行っているので、基本的には5-④の作業は不要。ただ、すぐにコンテキサーにデータを反映させたいときは、手動で5-④の作業を行う必要がある。

6.納期回答

ポラリオの場合こちらを参照
FAXの場合こちらを参照

［ポラリオの場合］
①ポラリオの画面に戻り、「回答入力」を押下

②下記の項目を入力し、「回答提出」押下

出荷場所：
　Smileで入力した「倉庫」の場所を書く。(基本的には「福島県」)
回答納期：
　Smileで入力した「納期」の日付を書く。
コメント：
　Smileの受注No.(社内の受注No.)を入力。
　テンプレート「今野受注○○○○○○」
　※数字は全角。コメントは最初の行にだけ入力する。

【入力済の画面例】

［FAXの場合］
①FAXで送付する発注書の準備をする。

発注書に下記のように書き込む
　①受注No.：
　　Smileの受注No.(社内の受注No.)を記入。「今野受注○○○○○○」の形式
　②宛名：
　　「御中」「様」の記載があれば2重線で消す
　③FAX番号：
　　TEL番号と間違えないよう、FAX番号に印を付けておく
　④注文元の担当者名：
　　注文元の発注担当者の名前に「様」をつける
　⑤金額：
　　Smileの合計金額と照合し問題なければチェックを入れる。
　⑥発送日・担当者印鑑：
　　発送日を記載する印鑑・受注処理担当者の印鑑を押印する。

②複合機からFAXで送付する(宛先/番号間違いに注意)

以上で終了です。